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¿Has sorprendido alguna vez a algún miembro de tu audiencia cabeceando mientras diriges una exposición? ¿Has sentido que una reunión no fue efectiva? o ¿Has percibido falta de atención de parte de tu público? Pueden existir varios factores y uno de los motivos podría ser no escoger la configuración correcta de la sala de reuniones, ya que depende de lo que deseas comunicar así será la manera en que la debes ordenar. Te compartimos 5 formas distintas para que tus reuniones sean muchísimo más efectivas y de paso le ahorres un bochorno a alguno de los invitados:
1. Configuración en grupo
Se hacen grupos de mesas rectangulares interconectadas, también se conocen como bloques o mesas de equipo. Esto puede ser a través de grupos de tres mesas y se distribuyen en ángulos para que nadie quede de espaldas al orador principal.
Esta configuración maximiza las sesiones de trabajo ya que incentiva la colaboración y participación del grupo con el moderador o los moderadores y promueve la creatividad y el trabajo en equipo. Se aprovecha mejor en reuniones educativas, de formación discursos, entre otros.
2. Configuración en mesas circulares
Incluye mesas redondas organizadas para diversos fines, algunas veces se colocan en forma de luna para no quedar de espaldas al orador. Puede ser más útil para reuniones que incluyan comida y banquetes, lo cual puede motivar a la actividad empresarial y a la socialización de cualquier tamaño de grupo, los cuales pueden integrar desde 6 hasta 10 personas en cada mesa.
3. Configuración en forma de V
Las sillas se organizan en filas con forma de V, separadas por un pasillo central enfocando hacia el orador o mesa principal. Una configuración de grupos grandes mucho más efectiva que el estilo aula con el orador al frente. En este tipo de organización hay más contacto visual entre el grupo y el orador formando una unidad y una participación más efectiva. Se utiliza en reuniones educativas, de formación, durante un discurso o presentación, un debate, una negociación, presentación ejecutiva, seminario, entre otros.
4. Configuración teatro
Esta organización es muy similar a la sala de un teatro, no se incluyen mesas y se colocan solamente las sillas en filas mirando hacia el área del escenario. Es perfecto para presentaciones cortas, seminarios, discursos, preguntas y respuestas en orden que el expositor se centre en mirar y escuchar , también se ajusta mejor a presentaciones con tecnología audiovisual más elaborada, por lo que no hay necesidad de tomar notas o portátiles.
5. Configuración de sala de juntas
Se utiliza una mesa o varias mesas configuradas en forma rectangular u oval y con sillas a ambos lados y extremos. Es formal a nivel ejecutivo para reuniones con un moderador principal. Su espacio permite encontrar comodidad para una sesión de trabajo, para reuniones de juntas, debates, negociaciones, conferencias, así como para comer y beber.
Después de tener en cuenta el diferente orden que le puedes dar a las sillas y mesas, recordemos que también influirán otros factores, como las habilidades del orador con la correcta proyección de su voz y ademanes, además de su capacidad para realizar una pequeña broma o comentario que ayude a relajar alguna situación de tensión durante la conversación, más cuando se trata de reuniones extensas.
Otro de los puntos es la decoración de la sala evitando que el ambiente no luzca recargado. En ese caso es mejor optar por un ambiente minimalista que proyecte seriedad y sobriedad ante clientes importantes como el uso de tonalidades claras, por ejemplo una mesa y/o paredes blancas, que le darán amplitud y pureza al ambiente.
Aunque si lo que se deseas es tener un ambiente más dinámico, se pueden elegir colores más llamativos o también utilizar vinilos decorativos. En fin, la decoración depende de la imagen que se quiera proyectar, ya sea un ambiente más formal y serio o un poco más interactivo.
El mobiliario es elemental para que nuestro público o invitados se sientan cómodos, cuestión que definitivamente influye en mantener un buen estado anímico. Es preferible optar por sillas con apoyacabezas, sillas que tengan soporte lumbar para facilitarles de bienestar durante el tiempo u horas que se prolongue la reunión, y que además tengan rodos para mayor practicidad y desplazamiento.
También es conveniente colgar un par de cuadros abstractos o fotografías de la empresa que remarcan sus logros a través de los años, así como colocar algunas velas en una mesa auxiliar que perfumen el ambiente de manera suave y natural.